Η επικοινωνία ως εργαλείο στο χώρο εργασίας

Οι managers αφιερώνουν πάνω από το 80% της καθημερινότητάς τους στην άμεση επικοινωνία. Η «καλή» επικοινωνία είναι υψίστης σημασίας για οποιαδήποτε εταιρεία και οργανισμό. Η «κακή» επικοινωνία αποτελεί τον πιο συχνό λόγο για τον οποίο δημιουργούνται οι διαπροσωπικές συγκρούσεις.

Η καλή επικοινωνία είναι απαραίτητη για την αποτελεσματικότητα οποιασδήποτε ομάδας και κοινωνικού συνόλου. Καμία ομάδα δεν μπορεί να συνυπάρξει χωρίς επικοινωνία. Πριν όμως αναλύσουμε τι εστί «καλή» και «κακή» επικοινωνία, ας εστιάσουμε πρώτα στο τι είναι η επικοινωνία.

Επικοινωνία είναι η διαδικασία με την οποία ένα άτομο μεταφέρει ιδέες και πληροφορίες σε ένα άλλο άτομο ή ομάδα ατόμων με τη βοήθεια προφορικών ή γραπτών λέξεων, εικόνων, νοηματικής γλώσσας, χειρονομιών και γλώσσας του σώματος. Με την επικοινωνία γίνεται η μεταβίβαση μιας έννοιας μεταξύ των μελών της. Όμως η επικοινωνία δεν είναι μόνο η μετάδοση της πληροφορίας. Θα πρέπει η πληροφορία αυτή να κατανοηθεί. Μια ιδέα όσο σπουδαία και αν είναι, εάν δεν γίνει αντιληπτή και κατανοητή από τους αποδέκτες, τότε είναι άχρηστη.

Πώς μεταφέρεται το μήνυμα από το ένα άτομο στο άλλο; Με την μεταφορά του νοήματος. Όταν μιλάμε για αποτελεσματική επικοινωνία εννοούμε τη μεταφορά του μηνύματος καθώς και την κατανόηση του μηνύματος. Πρέπει δηλαδή η νοητική εικόνα που θα έρθει στον νου του ατόμου που λαμβάνει το μήνυμα (δέκτης) να είναι η ίδια με την εικόνα εκείνη που πρωτύτερα είχε συλλάβει στο νου του το άτομο το οποίο στέλνει το μήνυμα (πομπός).

Οι περισσότερες παρεξηγήσεις γίνονται πάνω στο «αυτονόητο». Το τι είναι αυτονόητο για ένα άτομο συχνά διαφέρει κατά πολύ από το αυτονόητο ενός άλλου ατόμου. Επίσης, ο τρόπος χρήσης της γλώσσας, τα πρότυπα ομιλίας και οι ορισμοί των λέξεων πολλές φορές διαφέρουν όχι μόνο από άτομο σε άτομο αλλά και σχετικά με την ηλικία, τη μόρφωση, τη κουλτούρα και το γενικό υπόβαθρο του ατόμου.

Η επικοινωνία λειτουργεί ως μέσο ελέγχου της συμπεριφοράς των μελών της εταιρείας μέσω της ιεραρχίας των μορφών εξουσίας σε μια εταιρεία και μέσω των επίσημων κανονισμών λειτουργίας που οι οφείλουν να ακολουθούνται.

Η επικοινωνία ενθαρρύνει την κινητοποίηση του ατόμου με το να αποσαφηνίζει και διευκρινίζει τι πρέπει να γίνει, πώς πρέπει να γίνει, και το τι μπορεί να γίνει για να βελτιωθεί η αποτελεσματικότητα. Η διαμόρφωση συγκεκριμένων στόχων, η ανατροφοδότηση πάνω στην πρόοδο προς την επίτευξη των στόχων και η συνεχής ενίσχυση της ζητούμενης συμπεριφοράς αποτελούν όλα τρόπους που ενεργοποιούν την κινητοποίηση του ατόμου και φυσικά απαιτούν αποτελεσματική επικοινωνία.

Η επικοινωνία αποτελεί μια οδό έκφρασης των συναισθημάτων και εκπλήρωση των κοινωνικών αναγκών ενός εργαζομένου μέσω της συμμετοχής του σε ομάδες εργασίας και συνδικάτα γιατί εκεί μπορούν να εκφράσουν τις απογοητεύσεις τους, τις ματαιώσεις, τις αποτυχίες, τι επιτυχίες αλλά και τα αισθήματα εργασιακής ικανοποίησης.

Η επικοινωνία συμβάλλει στη λήψη αποφάσεων γιατί διαθέτει τις απαιτούμενες πληροφορίες στα άτομα και στις ομάδες που τις χρειάζονται για να λάβουν αποφάσεις με το να μεταδίδουν στοιχεία και δεδομένα προκειμένου να προσδιορίσουν και να αξιολογήσουν εναλλακτικές λύσεις.

Καμία όμως από αυτές τις λειτουργίες της επικοινωνίας δεν είναι περισσότερο ή λιγότερο σημαντική από τις άλλες. Προκειμένου οι ομάδες και τα εκάστοτε τμήματα να αποδίδουν αποτελεσματικά, θα πρέπει να υπάρξει συνεχόμενη εστίαση σε όλες τις λειτουργίες της επικοινωνίας. Η ανάπτυξη της συνοχής μεταξύ των μελών της ομάδας/τμήματος, η αύξηση του ενδιαφέροντος των μελών για αποδοτικότητα, η παροχή ενός μέσου συναισθηματικής έκφρασης και δημιουργικότητας, η εφαρμογή ενός πλαισίου και η αποτελεσματική λήψη αποφάσεων αποτελούν σημαντικούς τρόπους με τους οποίους μπορούμε να αυξήσουμε τη θετική επικοινωνία.